In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti

Modulo n. 3 by Stefania Scredi - tutor Invalsi c/o Liceo Scientifico Statale Enrico Medi di Barcellona P.G. (Messina)

 

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

 

Avviare Word - Creare un nuovo documento - Salvare un documento

-         Chiudere un documento - Aprire un documento esistente - Usare la funzione di Aiuto

-          

 

In passato, la penna era lo strumento di scrittura maggiormente diffuso ed a scuola si insegnava a scrivere in modo ordinato ed elegante.Oggi, grazie alla presenza dei personal computer, la penna è stata sostituita da un nuovo strumento: l'elaboratore di testi (word processor).Microsoft Word è l'elaboratore di testi installato sul tuo PC, che imparerai ad utilizzare durante questo corso.

Per avviare il nostro programma di elaborazione testi:

1) Premi il pulsante Start sulla Barra delle applicazioni di Windows.

2) Seleziona il menu Programmi.

3) Scegli la voce Microsoft Word.

Ecco la finestra Ecco la finestra di Word che compare quando si avvia il programma.Come puoi vedere, sulla Barra del titolo appare la dicitura Documento1: ogni volta che avvii il programma, infatti, viene presentato questo documento vuoto in cui potrai inserire elementi diversi (testo, immagini, tabelle, ecc.).In qualsiasi momento per creare un nuovo documento puoi: Premere il pulsante Nuovo

 

All'inizio del documento è visibile un trattino lampeggiante: è il punto d'inserimento o cursore ed indica il punto in cui comparirà il primo carattere digitato sulla tastiera. Proviamo subito a scrivere!Supponiamo di lavorare nell'ufficio dell'Assessorato all'Urbanistica della Provincia di Potenza.
Per cominciare: Scrivi COMUNE DI POTENZA nella prima riga della lettera.
Premi Invio per continuare. Ecco la prima riga della nostra lettera!Adesso, non ci resta che proseguire nella compilazione del documento. Per andare a capo occorre premere Invio. Se, invece, si scrivono paragrafi più lunghi di una riga, Word va a capo automaticamente. Per completare l'inserimento dei dati che costituiscono l'intestazione della lettera bisogna:

Indicare l'ufficio che ha prodotto il documento.

Inserire l'indirizzo completo e il numero di telefono. Se adesso mancasse la corrente perderemmo tutto il nostro lavoro perché non è stato ancora salvato. Corriamo subito ai ripari!
Per salvare il documento: Premi il pulsante (Salva) sulla Barra degli strumenti standard.

La finestra di dialogo Salva con nome appare automaticamente la prima volta che si salva un documento, poiché dobbiamo assegnargli un nome.Word suggerisce il nome generico COMUNE DI POTENZA.doc, ossia il nome equivalente alla prima parola o frase del documento.In genere, è consigliabile assegnare un nome che consenta in seguito di ritrovare facilmente il documento.Quando assegni un nome ad un documento ricorda che è possibile:

1)usare sino a 256 caratteri;

2) inserire spazi vuoti.

 

Mentre, non si devono mai utilizzare i caratteri I / \[ ] ; * < > + = : ,- .

Per salvare il documento, dopo aver indicato il nome Documento Assessorato Urbanistica, basta premere il pulsante Salva. La lettera è stata salvata sul disco fisso del computer. Sulla Barra del titolo ora è indicato il nome del documento seguito dal suffisso .doc, che significa "documento" e si legge "puntodoc".

Per salvare, invece, il file su un floppy disk:1) Premi il pulsante (Freccia giù) della casella Salva in.

2) Scegli la voce Floppy da 3,5 pollici (A).

3) Premi il pulsante Salva

Dopo aver salvato la lettera non ci resta che chiuderla.Per chiudere un documento puoi scegliere l'opzione Chiudi presente nel menu File oppure, più semplicemente, fare clic sulla piccola croce visibile in alto a destra sulla Barra del titolo.

Word mette a tua disposizione un valido Assistente che può esserti di aiuto in qualsiasi momento, per utilizzare al meglio tutte le funzioni del programma.Per visualizzare l'Assistente di Word:

Premi il pulsante (Guida in linea Microsoft Word) sulla Barra delle applicazioni

Oltre a Clippy, l'icona visualizzata, Word ci offre una raccolta di assistenti, dalla quale possiamo sceglierne uno diverso. Per visualizzare questa raccolta bisogna:

Premere il pulsante Opzioni.
Selezionare la scheda Raccolta.
Premere più volte il pulsante Avanti.

L'Assistente di Word ti consente di formulare qualunque richiesta di informazioni.

Ad esempio, per sapere in che modo si crea una tabella occorre:

Scrivere Come si crea una tabella?
Premere il pulsante Cerca.

   Fare clic sulla prima opzione della lista. Come vedi, l'Assistente oltre alle risposte alle tue domande ti fornisce una serie di messaggi e suggerimenti per approfondire le tue conoscenze.

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

Modificare le modalità di visualizzazione- Ingrandimenti e riduzioni -Modificare la Barra degli strumenti

 

Quando apri un documento Word, il programma attiva in automatico la cosiddetta Visualizzazione Normale. Questa è, infatti, la modalità predefinita di Word e la più adatta per scrivere, modificare e formattare un testo.Word dispone anche di altre modalità di visualizzazione.
Per visualizzare il documento in Layout di stampa:Premi il pulsante (Layout di stampa) in basso a sinistra.
La visualizzazione in Layout di stampa ti consente di verificare le dimensioni dei margini della pagina, altrimenti non visibili, e controllare l'aspetto che il documento avrà una volta stampato Un'altra modalità di visualizzazione, di solito poco utilizzata, prende il nome di Struttura. Premi il pulsante (Visualizzazione Struttura) in basso a sinistra. Per visualizzare la struttura del documento: Questa modalità si rivela particolarmente utile nella gestione di documenti complessi, composti da molti paragrafi e sottoparagrafi.In Visualizzazione Struttura puoi, infatti, esaminare la struttura logica del documento ed eventualmente apportare delle modifiche. Con la visualizzazione
Layout Web è possibile vedere quale aspetto avrà il documento una volta pubblicato in un sito Web. La visualizzazione del documento in Layout Web, come vedi, ti consente di visualizzare lo sfondo colorato ed eventuali oggetti presenti nella pagina. La funzione di Zoom permette di modificare le dimensioni della pagina sullo schermo.

Lo Zoom si rivela particolarmente utile quando le righe del documento si estendono oltre la dimensione visibile dello schermo Nel nostro documento lo zoom è del 100%.Per ridurre le dimensioni della pagina in modo da visualizzare le righe per intero, bisogna:

Fare clic sulla casella di riepilogo Zoom.
Digitare 95.

Premere Invio.Nella parte superiore della finestra di Word sono visibili una serie di pulsanti che rappresentano gli strumenti standard con i quali puoi selezionare rapidamente i comandi più comuni.La Barra degli strumenti standard può essere personalizzata mediante l'aggiunta o la rimozione dei pulsanti.Vediamo come fare! Per aggiungere, ad esempio, sulla Barra degli strumenti standard lo strumento Colore carattere occorre:

Premere la piccola freccia sull'estrema destra della Barra degli strumenti standard.
Scegliere l'opzione Aggiungi o rimuovi pulsanti.
Selezionare la voce Personalizza.

Trascinare l'icona Colore carattere sulla Barra degli strumenti standard tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.

 

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Salvare un documento in formati diversi - Salvare un documento come pagina Web

 

Il tuo programma di elaborazione testi ti consente di salvare i documenti in formati diversi o in altre versioni di Word.Nel caso tu voglia rendere disponibile il documento Richiesta.doc in formato testo bisogna:

Selezionare Salva con nome dal menu File.
Fare clic sulla Freccia del campo Tipo file.
Scegliere Solo testo (*.txt).
Premere Salva per confermare.

Seguendo la medesima procedura, con il comando Salva con nome puoi salvare il documento negli altri formati disponibili (dot, rtf, ecc.) nel campo Tipo file. Nel caso tu voglia pubblicare un documento su un sito Web, è necessario convertirlo in formato HTML, il formato utilizzato per il Web.

Per salvare il documento Richiesta.doc in formato HTML: 1) Scegli Fai clic su File sulla Barra dei menu.2)Salva come pagina Web. 3) Premi il pulsante Salva accettando il nome del file proposto da Word.

Con il comando Salva come pagina Web non è necessario specificare l'estensione del file (.htm), poiché questa viene inserita automaticamente dall'applicazione.

 

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Inserire un testo in un documento - Usare il comando AnnullaInserire simboli o caratteri speciali

Inserire interruzioni di pagina

 

Microsoft Word, l'elaboratore di testi installato sul tuo PC, ti aiuta nella creazione e gestione di documenti.Il programma semplifica le operazioni di inserimento e di modifica che, in passato, l'impiego della penna e della carta rendevano estremamente complesse.Scopriamo in che modo! Talvolta, rileggendo il testo di un documento, ci accorgiamo di aver dimenticato di inserire un carattere, una parola, una frase, ecc.Per inserire, ad esempio, nel documento Richiesta Indennità.doc il numero di protocollo:

1) Posiziona il cursore dopo le parole Protocollo n..

2) Scrivi 1238/02.

3) Premi Invio per continuare

 

Word, come vedi, ti ha permesso di aggiungere un testo senza dover riscrivere il documento e senza alterare la sua struttura

Se nel corso della scrittura di un documento si compie un errore, è possibile annullare qualsiasi operazione di digitazione e di formattazione utilizzando il comando Annulla.Per eliminare il numero di protocollo che hai appena inserito:

Premi il pulsante (Annulla) sulla Barra degli strumenti standard

 

Con il comando Annulla è possibile ripristinare la situazione precedente all'ultima operazione effettuata.Naturalmente, tutto ciò può essere fatto prima di chiudere il programma!

Ti è mai capitato di dover inserire un carattere ma di non trovarlo sulla tastiera?Vediamo come fare!Per inserire, ad esempio, il simbolo "€" nel documento Richiesta Indennità.doc bisogna:

Posizionare il cursore prima della cifra 12589.00.
Scegliere Simbolo dal menu Inserisci.
Selezionare il simbolo €.
Premere il pulsante Inserisci.

Se possiedi una tastiera acquistata recentemente, puoi trovare il simbolo € sul tasto E. Adesso, per chiudere la finestra di dialogo Simbolo: Premi il pulsante Chiudi.
Seguendo la medesima procedura Word ti permette di inserire anche caratteri speciali.

 

Quando una pagina è completa, Word ne inizia automaticamente una nuova e inserisce tra questa e la pagina precedente una linea tratteggiata, denominata interruzione di pagina.Se si desidera che la pagina termini in un punto specifico, è possibile inserire un'interruzione di pagina manualmente.Scopriamo come fare! Per inserire un'interruzione di pagina in un punto preciso del testo, ad esempio prima della frase COME SI DEVE PAGARE, bisogna:

Posizionare il cursore prima della riga di interesse.
Scegliere Interruzione dal menu Inserisci.

La finestra di dialogo Interruzione ci propone diverse opzioni.

Per confermare la scelta dell'opzione già selezionata: Word ha inserito, là dove era collocato il cursore, una linea tratteggiata con al centro la scritta "interruzione pagina".Per cancellare l'interruzione di pagina basta:

Collocare il cursore sulla riga punteggiata.
Premere il tasto Canc.

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

Selezionare un testo - Cancellare un testo - Copiare un testo in un documento

Spostare un testo in un documento -Copiare o spostare un testo tra documenti attivi

 

Word ti permette di intervenire sul testo di un documento in diversi modi. Per effettuare tutte le operazioni di modifica (copiare, spostare, cancellare, ecc.) è necessario selezionare il testo sul quale si vuole operare.Scopriamo insieme come selezionare un testo. Per selezionare rapidamente una singola parola all'interno del nostro documento, ad esempio il termine Protocollo:1) Fai doppio clic con il mouse sulla parola Protocollo. 2) Premi il pulsante OK.La parola selezionata è facilmente individuabile rispetto al resto del testo in quanto appare di colore bianco su fondo nero.Per annullare la selezione è sufficiente fare clic con il mouse in un punto qualsiasi al di fuori dell'elemento selezionato. Nel caso tu voglia selezionare una riga di testo, può esserti utile la Barra di selezione.Per selezionare, ad esempio, le parole Segreteria dell'Assessore, occorre:

Collocare il puntatore sulla Barra di selezione accanto alla riga di interesse.
Fare clic con il tasto sinistro del mouse.

Per selezionare l'intero testo, invece, basta fare clic sul margine sinistro del documento tenendo premuto il tasto Ctrl

Supponiamo di voler cancellare dal documento Comunicazione Corso Formazione.doc l'orario di apertura della Segreteria al pubblico. Vediamo in che modo procedere! La prima operazione da compiere consiste nella selezione del testo che desideriamo cancellare.Per cancellare il testo selezionato è sufficiente: Premere il tasto Canc oppure il tasto Backspace.

Per copiare una frase in un'altra parte del documento occorre:

Posizionare il cursore davanti frase da copiare
Trascinare il mouse sino alla fine della frase tenendo premuto il tasto sinistro.
Premere il pulsante (Copia) sulla Barra degli strumenti standard.

Per "incollare" il testo: 1) Posiziona il cursore dopo la parola corso in alto a sinistra. 2) Premi il pulsante (Incolla) sulla Barra degli strumenti standard. Ecco, il testo è stato copiato!

Per "tagliare" una frase: Premi il pulsante (Taglia) sulla Barra degli strumenti standard. La frase "tagliata" non è stata cancellata, ma solo temporaneamente trasferita negli Appunti di Word.

Per "incollare" il testo in un altro punto del documento: Premi il pulsante (Incolla) sulla Barra degli strumenti standard. Word, come vedi, ha incollato la frase nel punto dove era stato collocato il cursore.

La procedura appena compiuta prende il nome di Taglia e Incolla.

Word ti consente di aprire più documenti contemporaneamente.

In questo modo hai la possibilità di copiare o spostare un testo da un documento all'altro.

Vediamo come fare! Si seleziona la parte del documento da incollare nell’altro. Poi premi il pulsante (Copia) sulla Barra degli strumenti standard. Adesso, per "incollare" il testo copiato nell’altro documento  è necessario:

Collocare il cursore nel punto in cui si desidera incollarlo.

Premere il pulsante (Incolla) sulla Barra degli strumenti standard.

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

 

Il comando Trova - Il comando Sostituisci

 

Talvolta, capita di dover cercare all'interno di un documento una parola oppure una frase.Il comando Trova ti consente di rintracciare non solo parole o frasi, ma anche numeri, simboli, caratteri particolari, ecc.Le possibilità offerte da Word sono davvero numerose! Vogliamo verificare, ad esempio, se in questo documento sia stato inserito per sbaglio il numero "438.00".

Per effettuare la ricerca in maniera rapida: Seleziona Trova dal menu Modifica.

Word ha trovato la cifra ricercata e l'ha evidenziata rispetto al resto del testo.

Per verificare che non si trovi anche in altri punti del documento: Premi il pulsante Trova successivo.

Il programma ti avverte con un messaggio di aver completato la ricerca.Per chiudere la finestra è sufficiente premere il pulsante OK.

 

Ti è mai capitato di dover cercare una parola oppure una frase all'interno di un documento per sostituirla e di non avere molto tempo a disposizione?Vediamo come fare! Il  comando Sostituisci ti consente di compiere sostituzioni in maniera rapida.Per effettuare una sostituzione nel nostro documento: Seleziona Sostituisci dal menu Modifica. Per rendere più precise e selettive la ricerca e la sostituzione del testo: Premi il pulsante Altro.

 

LA FORMATTAZIONE: Formattare un testo - Altre funzionalità - I modelli

 

 

Formattare un testo: In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

 

Cambiare il tipo di carattere - Cambiare le dimensioni del carattere- Cambiare l'aspetto del testo- Cambiare l'allineamento del testo - Usare la sillabazione - Inserire i rientri - Cambiare l'interlinea - Copiare la formattazione di un testo

 

Lettere, numeri e segni di punteggiatura sono per Word dei Caratteri dei Caratteri (in inglese Font).

La forma di un carattere si definisce Tipo. Nel nostro documento, il tipo di carattere utilizzato è il Times New Roman, come indicato nella casella Tipo di carattere visibile sulla Barra degli strumenti di formattazione.

 

 Il contenuto della lettera non necessita di alcuna modifica, ma il suo aspetto potrebbe essere migliorato. Proviamo a cambiare il tipo di carattere all'oggetto della lettera.

Ho già selezionato il testo da modificare.

Per applicare un nuovo font:

1.       Premi la freccia accanto alla casella Tipo di carattere.

Seleziona Arial dalla lista dei font Volendo evidenziare maggiormente il testo appena modificato, possiamo aumentare la dimensione del carattere.

Per procedere è necessario:

Selezionare la riga di interesse.
Premere la freccia accanto alla casella Dimensione carattere.
Scegliere 11 dalla lista.

L'aspetto del testo può essere ulteriormente migliorato applicando il grassetto.Ho già selezionato la riga di interessePer procedere: Premi il pulsante (Grassetto) sulla Barra degli strumenti di formattazione.  Il grassetto può essere utilizzato per evidenziare informazioni, ma non bisogna abusarne! Word, infatti, ti mette a disposizione anche altri strumenti per migliorare l'aspetto del documento. Se applichiamo anche un colore diverso, il testo sarà messo ulteriormente in rilievo.

Per cambiare il colore alla riga selezionata bisogna:

Premere la freccia accanto alla casella (Colore carattere)
Scegliere dalla tavolozza il colore rosso.

Word ti consente di modificare la disposizione del testo all'interno della pagina in modo da migliorare la leggibilità del documento.Sulla Barra degli strumenti di formattazione, come vedi, ci sono quattro pulsanti che puoi utilizzare per fissare l'allineamento del testo.Vediamo in che modo!

 

Ho già selezionato il testo che deve essere giustificato.

Per applicare il nuovo allineamento:

Premi il pulsante (Giustifica

Allo stesso modo puoi disporre il testo allineandolo a sinistra, al centro oppure a destra. II testo giustificato viene allineato rispetto ai margini della pagina inserendo degli spazi vuoti, in modo da evitare che vi siano parole troncate alla fine della riga. Se si vuole mantenere l'allineamento, ma eliminare larghi spazi vuoti, bisogna utilizzare la funzione di sillabazione.

Per applicare la sillabazione:

1.       Seleziona Lingua dal menu Strumenti

2.    Scegli Sillabazione

Nella finestra di dialogo Sillabazione puoi scegliere se sillabare in modo automatico oppure indicare manualmente il punto in cui si deve andare a capo ad ogni singola parola

I rientri di un paragrafo rappresentano le distanze fra il testo e i margini della pagina e sono misurati dal Righello visibile nella parte superiore della finestra.

Il Righello consente di fissare in maniera rapida i rientri di una riga o di un intero paragrafo.

Scopriamo in che modo è possibile fissare i rientri per migliorare l'aspetto del documento!

 

I

 Fai clic con il mouse sull'Indicatore del rientro di sinistra e trascinalo sino alla distanza 1,5 cm del Righello.:

Ma il lavoro non è ancora terminato.

E' possibile migliorare la leggibilità del paragrafo modificando l'interlinea, cioè lo spazio tra le righe.

Scopriamo in che modo! Per cambiare l'interlinea del paragrafo selezionato bisogna:

Scegliere Paragrafo dal menu Formato.
Selezionare 1,5 nella casella Interlinea.
Premere il pulsante OK.

IFai clic con il mouse sull'Indicatore del rientro di destra e trascinalo sino alla distanza 12,5 cm del Righello. come vedi, è rientrato di 1,5 cm.

Word ti offre numerose possibilità di formattazione che possono essere applicate al testo di un documento per intero oppure a singole parti.

Le formattazioni di un testo possono anche essere applicate ad un altro testo utilizzando la funzione Copia formato disponibile sulla Barra degli strumenti standard.

Per applicare la formattazione del paragrafo selezionato al paragrafo successivo, bisogna:

Premere il pulsante Copia formato.
Trascinare il puntatore sul paragrafo a cui si vuole applicare la formattazione.

 

Altre funzionalità: In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

 

Impostare le tabulazioni  - Aggiungere i bordi ad un paragrafo - Aggiungere i bordi ad una pagina

-          Usare gli elenchi puntati - Usare gli elenchi numerati

 

 

Mentre scrivi un documento, puoi avere l'esigenza di distanziare in modo preciso alcune parti del testo per conferirgli un aspetto più ordinato.Word ti aiuta in questa operazione mettendoti a disposizione le Tabulazioni. Per impostare le tabulazioni è necessario che sia visualizzato il Righello nella parte superiore della finestra del documento.Supponiamo di voler allineare i dati relativi al destinatario della lettera in modo che risultino incolonnati a destra lungo un asse verticale.Per iniziare bisogna: 1) Posizionare il cursore all'inizio della prima riga di interesse. 2) Fare clic sull'icona (Indicatore tabulazione sinistra) finché non viene visualizzata l'icona (Indicatore tabulazione destra).

Fare clic sul Righello in corrispondenza di 16 cm. Ho applicato la stessa procedura anche alle altre due righe in cui è riportato l'indirizzo del destinatario.Adesso, per spostare il testo nel punto in cui sono state inserite le tabulazioni occorre collocare il cursore all'inizio di ciascuna riga e premere il tasto Tab.

 

 

Qualora si voglia eliminare una tabulazione, è necessario come prima operazione selezionare la riga di interesse.

Ho già selezionato il testo.

Per eliminare le tabulazioni inserite:

Fai clic sul segno di tabulazione e trascinalo al di fuori del Righello. Un modo per evidenziare uno o più paragrafi all'interno di una pagina è quello di incorniciare il testo con un bordo.

Word ti offre una varietà molto ampia di bordi e riquadri.

Vediamo come applicarli! Per applicare un bordo ad un paragrafo:

Seleziona Bordi e sfondo dal menu Formato.

La finestra di dialogo Bordi e sfondo ti propone numerose opzioni.

Per applicare un bordo colorato bisogna:

Selezionare l'opzione Ombreggiatura.
Fare clic sulla freccia della casella Colore e selezionare dalla tavolozza il colore indaco.

Premere il pulsante OK. Word ti consente anche di mettere in rilievo il testo di un documento incorniciando le sue pagine con dei bordi.

Scopriamo insieme come fare!

Per applicare un bordo pagina al nostro documento:

1.       Scegli Bordi e sfondo dal menu Formato.

2.    Seleziona la scheda Bordo pagina

La visualizzazione Normale del documento non ti consente di vedere l'esito dell'operazione appena compiuta.

Per visualizzare il bordo pagina:

Premi il pulsante (Layout di stampa) sulla Barra di scorrimento orizzontale.

 

Word ti permette di evidenziare elenchi e liste presenti in un documento con simboli o numeri in sequenza.

Vediamo come applicare un elenco puntato ai paragrafi di un documento! La prima operazione da compiere per creare un elenco puntato è quella di selezionare i paragrafi di interesse.

Come vedi, ho già selezionato i paragrafi.

Per procedere Premi il pulsante (Elenco puntato) sulla Barra degli strumenti di formattazione. Word ha evidenziato ciascun paragrafo con un pallino, denominato punto elenco, e ha fatto rientrare il testo rispetto alla prima riga.

Per rimuovere i punti elenco basta fare clic di nuovo sul pulsante Elenco puntato

.

 

Se le voci di un elenco sono ordinate in sequenza, è opportuno creare un elenco numerato. Ho già selezionato i paragrafi di interesse.

Per procedere rapidamente:

Premi il pulsante (Elenco numerato) sulla Barra degli strumenti di formattazione. Nel caso si voglia eliminare una delle voci dell'elenco è sufficiente selezionare il paragrafo di interesse e premere il tasto Canc.

Word è in grado di aggiornare automaticamente la lista!

 

 

I modelli

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti: Scegliere un modello - Creare un modello

 

Un Modello è un tipo di documento che contiene impostazioni predefinite da utilizzare per la creazione di nuovi documenti.I modelli possono includere diversi elementi: il formato dei caratteri, il formato dei paragrafi, gli stili, l'aspetto della finestra, ecc.. Quando avvii Word oppure apri un nuovo documento, viene utilizzato come modello il file Normal.dot.Ma puoi usare anche altri modelli oppure crearne di nuovi.Nella parte destra della finestra di dialogo Nuovo viene visualizzata l'anteprima del modello selezionato.Per utilizzare questo modello: Premi il pulsante OK.Adesso, non ti resta altro da fare che inserire il testo seguendo le indicazioni riportate all'interno del documento! Per visualizzare le tipologie di modello che il programma ti mette a disposizione: Scegli Nuovo dal menu File. I modelli proposti da Word sono numerosi e ti possono aiutare nella creazione di documenti di diverso tipo.

Per vedere l'aspetto del modello Fax professionale è necessario:

Selezionare Fax professionale dalla scheda Lettere e fax.
Fare clic sull'opzione Modello.

 Anche se i modelli disponibili sono molti, potresti non trovare quello che stai cercando.Word è in grado di risolvere anche questo problema.Vediamo in che modo! Per creare un nuovo modello sulla base di uno di quelli contenuti nella scheda Lettere e fax bisogna Scegliere Lettera professionale dalla scheda Lettere e fax.

Selezionare l'opzione Modello nell'area Crea nuovo.
Premere il pulsante OK.

Dopo aver modificato alcune impostazioni di formattazione bisogna salvare il nuovo modello.Per procedere:  Seleziona Salva con nome dal menu File. Quando salvi un modello, controlla sempre che nella casella Tipo file della finestra di dialogo Salva con nome sia indicato Modello di documento (*.dot). Nella casella di testo Nome file ho già inserito il nome del nuovo modello.

Per portare a termine il salvataggio: Premi il pulsante Salva

Se così non fosse, bisogna fare Adesso, il modello Lettera base1.dot è disponibile insieme agli altri modelli predefiniti di Word!

 

RIFINIRE UN DOCUMENTO

Stile e impaginazione - Intestazioni e piè di pagina

Vocabolario e grammatica - Impostazione del documento

 

 

Stile e impaginazione

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti: Applicare uno stile - Creare uno stile - Modificare uno stile -Copiare uno stile tra documenti diversi - Inserire i numeri di pagina

 

In Word, uno Stile è un insieme di impostazioni di formattazione che possono essere applicate a singole parole oppure ad interi paragrafi per modificare rapidamente l'aspetto di un documento. Gli Stili dei caratteri comprendono le caratteristiche relative alla formattazione dei caratteri (tipo, dimensione, colore, ecc.).Gli Stili dei paragrafi includono le impostazioni per la formattazione dei paragrafi (allineamento, tabulazioni, bordi, interlinea, ecc.). Quando si avvia il programma oppure si apre un nuovo documento viene utilizzato lo stile Normale, lo stesso che puoi vedere nella casella Stile visibile sulla Barra degli strumenti di formattazione del nostro documento.

Word, però, ti consente di utilizzare anche altri stili.

Scopriamo insieme in che modo!

 

 

Per applicare uno stile ad un paragrafo:

Posiziona il cursore all'inizio della parola OGGETTO. Fai clic sulla freccia casella Stle e seleziona Titolo

 

 

 

 

 

 

 

 

Word ti permette anche di creare un nuovo stile che puoi personalizzare in base alle tue esigenze. Word ti consente anche di trasferire uno stile da un documento ad un altro.

Scopriamo in che modo! Supponiamo di voler copiare lo stile Rientro riga applicato in Comunicazione concorso.doc in un altro documento.

Per iniziare: Scegli Stile dal menu Formato. Premi il pulsante Libreria. Nel caso si voglia copiare lo stile Rientro riga nel documento Richiesta indennità.doc bisogna:

Premere il pulsante Chiudi file a destra.
Premere il pulsante Apri file.
Selezionare con un doppio clic il file Richiesta indennità.doc nella finestra di dialogo Apri.
Selezionare Rientro riga dalla lista degli stili presenti in Comunicazione concorso.doc.

Premere il pulsante Copia. Adesso, lo stile Rientro riga si trova in entrambi i documenti.

Per chiudere la finestra di dialogo Libreria: Premi il pulsante Chiudi.

 

Ti sei accorto che il documento che stai scrivendo comincia ad essere troppo lungo e ritieni che sarebbe opportuno numerare le pagine.Niente paura, con Word è molto facile inserire i numeri di pagina.Vediamo quali sono le operazioni da compiere! Per Seleziona Numeri di pagina dal menu Inserisci r inserire. Nella finestra di dialogo Numeri di pagina puoi definire la posizione, l'allineamento e il formato dei numeri.Per collocare i numeri in posizione centrata: 1) Fai clic sulla freccia della casella Allineamento e seleziona dalla lista Centrato. 2)Premi il pulsante 0k Come vedi, Word ha visualizzato il documento in Layout di stampa, la modalità di visualizzazione che ti consente di vedere i numeri di pagina!Qualora dovessi aggiungere oppure eliminare una pagina, il programma aggiornerà automaticamente i numeri di pagina del documento.

 

Intestazioni e piè di pagina

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

Inserire intestazioni e piè di pagina - Formattare intestazioni e piè di pagina

 

Spesso è utile inserire in un documento delle informazioni che compaiono in tutte le pagine.Per fare ciò, Word ti mette a disposizione la parte superiore ed inferiore della pagina, denominate Intestazione e Piè di pagina.Per visualizzare l'intestazione del documento: Seleziona Intestazione e piè di pagina dal menu Visualizza Il documento viene visualizzato in Layout di stampa, perché le intestazioni ed i piè di pagina non sono visibili nella visualizzazione Normale.L'area dell'intestazione e del piè di pagina è definita da un rettangolo tratteggiato che non appare nella stampa e in cui è possibile inserire del testo oppure degli oggetti grafici.Quando le intestazioni ed i piè di pagina sono visualizzati, il documento non è attivo ed il testo appare in grigio. Per inserire l'intestazione: Scrivi IMPOSTA COMUNALE ICI. Per proseguire premi il tasto Invio.Come vedi, Word ha visualizzato anche la Barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina.Per vedere il piè di pagina del documento: Premi il pulsante (Alterna intestazione/piè di pagina).

In genere, nel piè di pagina vengono inserite informazioni come la data, l'ora, il numero di pagina, ecc..Questi dati sono aggiornati automaticamente dal programma.Per inserire nel nostro documento l'autore, il numero di pagina e la data:

1)       Premi il pulsante Inserisci voce di glossario;

2)       Seleziona dalla lista  Autore, n.pagina, data.

Adesso, l'intestazione ed il piè di pagina sono presenti in tutte le pagine del documento!Eventualmente, è possibile creare un'intestazione ed un piè di pagina diversi per la prima pagina oppure differenziare l'intestazione ed il piè di pagina delle pagine pari da quelli delle pagine dispari

 

Un documento professionale si riconosce anche dal tipo di formattazione applicata alle intestazioni ed ai piè di pagina.Per modificare il formato del numero di pagina bisogna: Premere il pulsante (Formato numeri pagina).
Fare clic sulla freccia della casella Formato numero e selezionare dalla lista il formato I, II, III, …

Premere il pulsante OK. Adesso, vogliamo modificare alcune impostazioni di formattazione dell'intestazione in modo da darle maggiore rilievo.

Per visualizzare l'intestazione del documento è necessario premere il pulsante Alterna Intestazione/piè di pagina.

Adesso, per rendere di nuovo attivo il documento è sufficiente premere il pulsante Chiudi sulla Barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina.

Vocabolario e grammatica

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

Usare gli strumenti di controllo ortografico - Usare gli strumenti di controllo grammaticale

 

Con Word è facile controllare l'ortografia e la grammatica di un documento e correggere le parole errate.Il programma non solo segnala gli errori e ne suggerisce la correzione, ma visualizza anche eventuali alternative nel caso di parole inadeguate.Vediamo in che modo! Per verificare l'ortografia e la grammatica di un documento:

Premi il pulsante (Controllo ortografia e grammatica) sulla Barra degli strumenti standard.

Word non ha trovato nel dizionario di cui dispone il termine "Tel.”

Per evitare che questa parola venga considerata come errore, bisogna inserirla nel dizionario.

Per  effettuare questa operazione: Premi il pulsante Aggiungi

Word non ha trovato nel dizionario di cui dispone il termine.

Spesso, per la fretta, capita di fare degli errori ortografici. Word, in questo caso, ti segnala che hai scritto "sprovisto". Per correggere l'errore: 1) Seleziona sprovvisto nella lista della casella Suggerimenti.2) Premi il pulsante Cambia. Oltre a verificare la presenza di errori ortografici, Word esegue sul documento anche un controllo grammaticale suggerendo l'impiego di un termine al posto di un altro.  Per non effettuare la sostituzione: Premi il pulsante Ignora. Word ti consente anche di attivare il controllo ortografico e grammaticale in modalità automatica.

Inoltre, il programma si rivela un vero e proprio "esperto di grammatica" fornendoti un valido aiuto nella ricerca dei sinonimi con il Thesaurus.

Impostazione del documento

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

 Modificare l'impostazione di un documento - Modificare i margini di un documento

 

Ti è mai capitato di voler modificare le dimensioni del foglio su cui è scritto il testo di un documento, oppure di voler cambiare l'orientamento del testo all'interno della pagina?

Niente paura, Word ti aiuta fornendoti il comando Imposta pagina.

Scopriamo come utilizzarlo! Per cambiare, ad esempio, l'orientamento del testo all'interno della pagina: 1. Seleziona Imposta pagina dal menu File. 2. Premi sulla scheda Dimensioni. Nella scheda Dimensioni puoi scegliere fra due diversi tipi di orientamento.Per disporre orizzontalmente il testo: Seleziona l'opzione Orizzontale.L'anteprima della finestra di dialogo Imposta pagina ti consente di controllare l'aspetto del documento e verificare l'esito dell'operazione appena compiuta! Per modificare le dimensioni del foglio su cui è scritto il documento: 1. Fai clic sulla freccia accanto alla casella Dimensioni foglio. 2. Seleziona dalla lista A5 148 x 210 mm.

In alcuni casi, però, si ha l'esigenza di collocarlo al centro del foglio: ad esempio, per fare cartelli o volantini.Per disporre il testo in posizione centrata: 1Fai clic sulla scheda Layout della finestra di dialogo Imposta pagina. Premi la freccia accanto alla casella Allineamento verticale. Seleziona dalla lista l'opzione Centrato.

 

I margini della pagina sono costituiti dalle zone bianche che separano il testo dai bordi del foglio.Word propone di default 2,5 centimetri per il margine superiore e 2 centimetri per tutti gli altri.Questi valori possono essere modificati in base alle diverse esigenze.Vediamo come fare! Per modificare i margini del documento: Seleziona Imposta pagina dal menu File. La scheda Margini ti consente di impostare le dimensioni dei quattro margini della pagina.

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

Visualizzare l'anteprima di stampa di un documento - Stampare un documento da una stampante predefinita

-         Usare le opzioni di stampa -

Quando si termina di scrivere e formattare un documento, è opportuno eseguire un controllo finale prima di procedere alla stampa.Per fare ciò, Word ti mette a disposizione il comando Anteprima di stampa.Scopriamo come utilizzarlo Premi il pulsante (Anteprima di stampa) sulla Barra degli strumenti.

Per visualizzare il documento così come apparirà una volta stampato:L'Anteprima di stampa ti consente di controllare la formattazione e l'impaginazione del documento e verificare la disposizione del testo e degli oggetti grafici all'interno della pagina, evitando stampe di prova. Premi il pulsante (Una pagina) sulla Barra degli strumenti dell'anteprima. Una volta effettuato il controllo, per ripristinare la visualizzazione Normale: Premi il pulsante Chiudi Dopo aver apportato alcuni piccoli "ritocchi", possiamo mandare in stampa il documento.

Per stampare la lettera per intero e senza alcuna opzione dalla stampante predefinita: Premi il pulsante (Stampa) sulla Barra degli strumenti standard. Il comando Stampa dispone di numerose opzioni tra cui scegliere in base alle diverse esigenze.Per eseguire il comando: Seleziona Stampa dal menu File.La finestra di dialogo Stampa ti consente di scegliere quali pagine stampare, il numero di copie, il formato di stampa, ecc..Per stampare tutte le pagine del documento in triplice copia: Scrivi 3 nella casella Numero di copie. Premi il pulsante Invio per continuare. Con l'opzione Pagine per foglio della sezione Zoom puoi scegliere di stampare una o più pagine all'interno dello stesso foglio.Per stampare due pagine per foglio: Fai clic sulla freccia accanto alla casella Pagine per foglio e seleziona dalla lista 2 pagine.L'opzione Adatta al formato ti consente di adattare le dimensioni del documento a diversi formati.Il documento viene ridimensionato in base alle dimensioni del formato selezionato, però, solo nella stampa. La casella Nome della sezione Stampante ti permette di selezionare la stampante che desideri utilizzare, nel caso ci siano più stampanti collegate al computer.Dopo aver effettuato le tue scelte, per dire al programma di eseguire il comando con le opzioni impostate è sufficiente premere il pulsante OK.

 

FUNZIONI AVANZATE - Tabelle

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

 

Creare tabelle standard - Formattazione automatica di una tabella - Modificare gli attributi delle celle

 Inserire ed eliminare righe e colonne - Aggiungere i bordi ad una tabella

 

Uno degli strumenti più versatili di Word è rappresentato dalle Tabelle.Le tabelle possono essere utilizzate per allineare due blocchi di testo oppure affiancare del testo ad elementi grafici, ma anche per fare calcoli, creare grafici ed impostare database.

 

Ogni tabella è costituita da celle disposte su righe e colonne in cui è possibile inserire testo oppure numeri.Le dimensioni delle celle cambiano adattandosi alla quantità di testo inserito al loro interno.

 

Il modo più rapido per creare una tabella prevede l'impiego del pulsante Inserisci tabella visibile sulla Barra degli strumenti standard.

Scopriamo come utilizzarlo!

 

La prima operazione da compiere consiste nel collocare il cursore nel punto in cui si desidera inserire la tabella.Per procedere: Premi il pulsante (Inserisci tabella.

·         La griglia comparsa al di sotto del pulsante ti consente di selezionare le righe e le colonne da inserire nella tabella.Per creare una tabella composta da tre righe e tre colonne bisogna: 1)  Fare clic sulla prima cella della griglia tenendo premuto il tasto sinistro del mouse; 2) Trascinare il mouse, senza rilasciare il pulsante, sino a selezionare le prime tre celle delle prime tre righe.

 

 

Adesso, il cursore si trova nella prima cella della tabella.

Per muoverti all'interno della tabella con il mouse è sufficiente fare clic nella cella in cui desideri collocarti.

Servendoti della tastiera, puoi spostarti nella cella successiva premendo il tasto Tab oppure muoverti in tutte le direzioni utilizzando i tasti freccia.

 

Dopo aver creato una tabella ed aver inserito in essa tutti i dati, Word ti consente di migliorarne la visibilità sullo schermo e la leggibilità una volta stampata.Per formattare rapidamente una tabella dopo aver inserito il cursore all'interno di una cella: Seleziona Formattazione automatica tabella dal menu Tabella.La finestra di dialogo Formattazione automatica tabella ti propone diverse tipologie di formattazione.Ho già scelto il formato Classico 2.Per applicare alla tabella la formattazione selezionata: Premi il pulsante OK.

 

Come vedi, la larghezza delle colonne è stata adattata al testo più lungo presente all'interno delle celle.

Inoltre, i diversi colori ti consentono di distinguere le intestazioni dai numeri.

 

Con Word è facile modificare la dimensione oppure il colore di sfondo delle celle.Per assegnare, ad esempio, alle colonne della tabella la stessa larghezza:

 1) Seleziona Adatta dal menu Tabella. 2)  Scegli la voce Ripartisci uniformemente colonne

 

Nel caso in cui si voglia evidenziare l'intestazione della tabella, è possibile applicare uno sfondo colorato.Ho già selezionato la riga di interesse.
Per modificare il colore di sfondo bisogna: 1)Scegliere Bordi e sfondo dal menu Formato. 2) Fare clic sulla scheda Sfondo e selezionare dalla tavolozza il colore Giallo chiaro 3) Premere il pulsante OK.

Ti è mai capitato di voler aggiungere righe o colonne ad una tabella? Word ti consente di compiere questa operazione mettendoti a disposizione il comando Inserisci. Per aggiungere una riga alla nostra tabella: 1) Seleziona Inserisci dal menu Tabella. 2) Scegli la voce Righe sotto. Al contrario, il comando Elimina ti permette di eliminare le righe o le colonne indesiderate. Si seleziona la colonna o la riga da eliminare e poi si seleziona elimina dal menu Tabella. Scegliere poi colonna o riga.

Tutte le tabelle hanno per impostazione predefinita un bordo nero di ½ punto costituito da una linea continua.Per modificare il bordo della nostra tabella:Seleziona Bordi e sfondo dal menu Formato.Nella finestra di dialogo Bordi e sfondo puoi scegliere la tipologia, il colore e lo spessore del bordo.

Per applicare un bordo colorato ed aumentarne lo spessore: 1) Fai clic sulla freccia della casella Colore e seleziona il colore desiderato. 2) Fai clic sulla freccia della casella Spessore e seleziona per esempio  dalla lista 2 ¼ pt. 3) Premi il pulsante OK.

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

 

Inserire un file grafico in un documento - Spostare immagini e disegni all'interno di un documento

- Modificare le dimensioni di un'immagine- Aggiungere sfondi colorati

 

 

Per inserire un grafico in un documento, prima di tutto occorre posizionare il cursore nel punto in cui si desidera collocare l'immagine. Poi: 1) Seleziona Immagine dal menu Inserisci. 2) Scegli la voce Da file. 3) Seleziona il file da inserire. 4) Premi il pulsante Inserisci.

Word ti consente non solo di inserire un'immagine predefinita, ma anche di creare elementi grafici da aggiungere ad un documento.Gli strumenti per l'inserimento degli oggetti grafici sono contenuti in una speciale barra, denominata Barra del disegno. Per visualizzare la Barra del disegno: Premi il pulsante (Disegno) sulla Barra degli strumenti standard.

Adesso, nella parte inferiore della finestra è visibile la Barra del disegno che ti consente di effettuare diverse operazioni grazie ai numerosi strumenti di cui dispone.Per aggiungere, ad esempio, una linea bisogna: 1) premere il pulsante Forme; 2) scegliere Linee; 3) selezionare dal menu la forma desiderata.

 Supponiamo di voler modificare la posizione dell’immagine collocata precedentemente all'interno della pagina.

Per procedere: 1)Si seleziona l’immagine. 2) Scegli Immagine dal menu Formato. 3)Seleziona la scheda Layout.

Per spostare l'immagine a sinistra e fare in modo che il testo risulti ravvicinato: 1) Seleziona Ravvicinato.2)  Scegli l'opzione A sinistra. 3) Premi il pulsante OK.

Nel caso si voglia spostare un oggetto grafico è sufficiente selezionare l'oggetto ed utilizzare i tasti freccia per muoversi in tutte le direzioni.

Ti è mai capitato di voler modificare le dimensioni di un'immagine inserita in un documento?Word ti consente di ottenere le dimensioni desiderate mediante una semplice procedura.

 Per ridimensionare, ad esempio, il logo del Comune di Potenza è necessario: 1) Selezionare l'immagine. 2)Fare clic su uno dei quadratini di ridimensionamento che delimitano la selezione. 3) Trascinare il mouse tenendo premuto il tasto sinistro e rilasciarlo solo quando l'immagine ha raggiunto le dimensioni desiderate.

 

 

Word ti consente di abbellire un documento applicando sfondi colorati.

Questa funzione è utile quando si pubblica un documento su una rete Intranet oppure sul Web, e persino quando lo si invia a qualcuno via e-mail.Vediamo quali sono le operazioni da compiere!Per aggiungere uno sfondo colorato al nostro documento: 1)Seleziona Sfondo dal menu Formato.2) Scegli dalla tavolozza il colore Verde chiaro, il quarto dell'ultima riga.

Il documento è visualizzato in Layout Web, la modalità di visualizzazione che ti consente di vedere lo sfondo applicato!Di solito, quando si aggiunge uno sfondo colorato è preferibile utilizzare colori "soft" in quanto non affaticano gli occhi di chi legge e consentono una buona visibilità del testo.

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

 

Importare un foglio elettronico in un documento- Importare file di immagini, tabelle o grafici

 

 

Word ti consente di importare un foglio di lavoro Microsoft Excel inserendolo in un documento come oggetto collegato oppure come oggetto incorporato.

La differenza fra incorporamento e collegamento riguarda, in special modo, la posizione di memorizzazione dei dati e la possibilità di aggiornarli in maniera automatica dopo l'inserimento.

Un foglio di lavoro collegato viene visualizzato nel documento, ma le informazioni restano memorizzate nella cartella di lavoro Microsoft Excel. Quando si modificano i dati viene aggiornato automaticamente anche il foglio di lavoro.

In un foglio di lavoro incorporato i dati sono memorizzati direttamente nel documento, quindi la dimensione del file Word aumenta notevolmente.

La prima operazione da compiere per importare un foglio elettronico in un documento è quella di posizionare il cursore nel punto in cui si desidera collocarlo.Per importare un foglio elettronico come oggetto incorporato:

1)       Seleziona Oggetto dal menu Inserisci. 2)  Scegli la scheda Crea da file. Per selezionare il file: 1) Premi il pulsante Sfoglia. 2) Seleziona il file con estensione .xls. 3) Premi il pulsante Inserisci.

Nella casella Nome file è visibile il nome della cartella di lavoro da cui si desidera creare l'oggetto incorporato.

Per portare a termine la procedura: Premi il pulsante OK.

Qualora si voglia modificare l'oggetto incorporato è necessario fare doppio clic su di esso per avviare Microsoft Excel, apportare le modifiche, quindi ritornare in Word.

 

Il tuo programma di elaborazione testi ti consente anche di importare file di immagini, tabelle o grafici! Per importare un grafico in un documento:1)Seleziona Oggetto dal menu Inserisci. 2) Scegli la scheda Crea da file.

Supponiamo di voler importare il grafico come oggetto collegato. Si sfoglia e si inserisce il nome del file nella casella Nome file. Per procedere: 1) Seleziona l'opzione Collega al file. 2) Premi il pulsante OK

L'oggetto collegato viene aggiornato automaticamente nel file di destinazione ogni volta che si modifica il file di origine!

 

In questa lezione potrai vedere i seguenti argomenti:

 

Impostare il documento principale - Creare una lista di distribuzione - Inserire i campi unione - Unire una lista di distribuzione ad una lettera - Utilizzare una lista per stampare etichette

 

 

 

Ti è mai capitato di dover inviare lo stesso documento a più persone e di non avere il tempo di scrivere ogni singola lettera?Word ti aiuta mettendoti a disposizione il comando Stampa unione.

La Stampa unione ti consente di collegare automaticamente un documento principale (lettera, busta, etichetta, ecc.) ai dati dei destinatari del documento contenuti in una lista di distribuzione (elenchi di indirizzi, database di Access, rubriche elettroniche di Excel).

La prima operazione da compiere per unire una lettera ai dati dei destinatari è quella di scrivere oppure visualizzare il testo del documento.Ho già aperto la lettera.Per avviare la procedura: Seleziona Stampa unione dal menu Strumenti.

La finestra di dialogo Prepara stampa unione ti guida nell'esecuzione delle numerose operazioni. Per creare il documento principale: 1) Premi il pulsante Crea. 2) Seleziona dall'elenco Lettere tipo. La nostra lettera si trova nella finestra attiva di Word. Per indicare che questo è il documento principale da utilizzare nella procedura di Stampa unione:

Premi il pulsante Finestra attiva.

Adesso, bisogna creare la lista di distribuzione contenente i dati da collegare al documento principale.

Per procedere: 1) Premi il pulsante Dati. 2) Seleziona Crea origine dati.

Una lista di distribuzione è costituita da righe e celle.

La prima riga (record di intestazione) contiene i nomi dei campi.
Le altre righe (record) includono i dati dei destinatari del documento. All'interno di ogni cella (campo) è contenuta una singola informazione (nome, cognome, indirizzo, titolo, ecc.).

Nella finestra di dialogo Crea origine dati sono contenuti alcuni campi predefiniti da Word, in cui inserire i dati dei destinatari della lettera.

Se necessario, è possibile inserire nuovi campi oppure rimuovere quelli indesiderati.

Per procedere nella creazione della lista: Premi il pulsante OK.

Adesso, bisogna salvare il documento appena creato! Nella casella Nome file ho già inserito il nome della lista di distribuzione. Per effettuare il salvataggio: Premi il pulsante Salva.

Il messaggio ti avverte che la lista è stata salvata, ma la tabella è ancora vuota.

Per inserire i dati: Premi il pulsante Modifica origine dati.



 

 

 

 

La prima operazione da compiere per unire una lettera ai dati dei destinatari è quella di scrivere oppure visualizzare il testo del documento.

Ho già aperto la lettera.

Per avviare la procedura:

 

Come vedi, ho già compilato alcuni campi del primo record! La procedura di inserimento dei dati è molto semplice:

per passare da un campo all'altro bisogna premere il tasto Tab;
non è necessario riempire tutti i campi;
il pulsante Nuovo consente di visualizzare un nuovo record;
una volta inseriti tutti i dati bisogna premere il pulsante OK.

Word ha visualizzato nella parte superiore della finestra una nuova Barra degli strumenti, denominata Stampa unione.Per inserire i campi unione dove si desidera collocare i dati di ciascun destinatario della lettera: 1) Colloca il cursore dopo la parola Gent..2) Premi il pulsante Inserisci campo unione.3) Seleziona dalla lista Titolo.

Nel documento principale è apparso il nome del campo unione selezionato.Questo significa che su ogni lettera dopo la parola Gent. comparirà il titolo del destinatario (Sig., Dott.,Ing., ecc.).Per inserire altri campi unione è necessario ripetere la stessa procedura.

Come vedi, nella lettera sono stati inseriti altri campi unione.Per visualizzare il risultato dell'unione: Premi il pulsante (Visualizza dati uniti).Ecco, nella lettera sono stati inseriti i dati relativi al primo record della lista di distribuzione! Per vedere i dati contenuti nel secondo record devi premere il pulsante Record successivo.Invece, i pulsanti Primo record e Ultimo record ti consentono di visualizzare il primo e l'ultimo record della lista.

La fase conclusiva della procedura prevede l'unione del documento principale ai campi contenuti nella lista di distribuzione.Per iniziare: Premi il pulsante

 

 

Per effettuare l'unione: Premi il pulsante Unisci

La finestra di dialogo Opzioni unione ti consente di inserire le lettere in un nuovo documento, inviarle per fax o posta elettronica, oppure stamparle.

Per impostare la stampa: 1) Fai clic sulla freccia della casella Unisci a e seleziona dalla lista Stampante. 2) Premi il pulsante Unisci.

Word ti consente anche di stampare in maniera automatica le etichette con gli indirizzi dei destinatari delle lettere.In questo caso il documento principale sarà costituito da un'etichetta e la lista di distribuzione conterrà gli indirizzi dei destinatari.

La prima operazione da compiere per effettuare la Stampa unione di etichette prevede l'apertura di un nuovo documento.Ho già visualizzato il documento.Per avviare la procedura: Seleziona Stampa unione dal menu Strumenti.Adesso, bisogna impostare il documento principale.Per procedere: 1) Premi il pulsante Crea. 2) Seleziona dall'elenco Etichette indirizzi.

Per indicare che il documento principale è quello contenuto nella finestra attiva di Word: Premi il pulsante Finestra attiva. Ora bisogna selezionare il file che contiene gli indirizzi da stampare sulle etichette.Per effettuare questa operazione: 1) Premi il pulsante Dati. 2) Scegli dall'elenco Apri origine dati. 3) Seleziona il file Elenco partecipanti convegno.doc. 4-Premi il pulsante Apri.

Il messaggio ti avverte della necessità di impostare il documento principale in base al formato delle etichette utilizzate nella stampa.Per procedere: Premi il pulsante Imposta documento principale.Nella finestra di dialogo Opzioni etichette puoi decidere di impiegare il formato di etichette predefinito da Word, sceglierne un altro oppure crearne uno nuovo.Per utilizzare il tipo di etichette predefinito: Premi il pulsante OK.

La finestra di dialogo Crea etichette ti consente di collocare i campi unione dove desideri siano stampati!Dopo aver verificato la posizione dei campi unione all'interno del documento, bisogna sostituirli con i dati dei destinatari.Per eseguire l'unione: il pulsante Unisci. Nella casella Unisci a ho già selezionato l'opzione Stampante in modo da stampare le etichette.Per confermare la scelta: Premi il pulsante Unisci. Adesso, per avviare la procedura di stampa delle etichette non resta altro da fare che premere il pulsante OK. Ecco, le etichette con gli indirizzi sono pronte per essere incollate sulle buste!Word ti consente anche di effettuare la Stampa unione di buste seguendo una procedura del tutto simile a quella della Stampa unione di etichette.

     

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